仕事効率化&息抜きの方法

 

キーワードは「3」。

3秒でメニューを決める、3分でメール返信する、3時間で休憩をとる、3ヶ月で判断するというような習慣をつけると、時間の使い方や優先順位のつけ方などに慣れてくる。

 

仕事の効率をアップさせよう

<スタンディングデスクで、快適に作業をする>

立ち姿勢のままパソコンで仕事をしたり、作業をしたりすることができる机。姿勢を変化させることで思考をリフレッシュしたり腰痛や眠気を解消したりと、さまざまな目的で使われている。

 

【ポイント】

・血流の滞りが改善され、肩や首の凝り、背中の張りや腰痛などが軽減される

・立った姿勢だけではなく、足踏みしたり、座ったりする事で筋肉の緊張をリセットされる

【使用時のポイント】

・画面までの距離は目線より少し下に配置、距離は40cm以上

・肘の角度は90度かそれ以上になるように調整する

例:

160cmの場合:書く作業98cm、キーボードを打つ作業93cm

170cmの場合:書く作業104cm、キーボードを打つ作業99cm

180cmの場合:書く作業110cm、キーボードを打つ作業105cm

提供:Uno Furniture(www.unofurniture.co.nz

 

<付箋を利用する>

「目立つ&貼ってはがせる」便利なアイテムの付箋。TODOリストを書いてパソコンに貼ったり、手帳や会議、目標やアイデアをまとめる時などに使用する方も多いはず。75mm四方のサイズが一般的だが、会議室が無い場合に使用できる大版サイズがおすすめ。

・イーゼルパッド(ポスト・イット(R))

どこにでも、すぐに会議スペースをつくれる!大判サイズの台紙付パッド、1枚ずつはがして壁に貼ることができる。

上記のほか、同社製品のホワイトボードフィルムやアプリも便利。

提供:Post-it(英語NZサイト:www.post-it.co.nz┃日本語サイト:www.post-it.jp

 

<時短編>

時間短縮のポイントは集中力。

まずは、自分が使える時間を決めて、作業にかかかる時間がどれくらいの時間かを計測してみる。どの仕事にどれくらいの時間をかけたのかを把握することで、どの作業を時短にできるかが見えてくる。次は、時間の使い方への意識改革をしてみよう。

NG:TODOリスト作成に時間をかけすぎている⇒「メモや付箋に書いて写真などで管理する」

NG:期限内に終わらせる事ができない⇒「最低限の水準をクリアすることを目指すように、締切りを決める」

NG:1つのことにとらわれている⇒「木ではなく森を見る。完全主義を捨てて全体の流れを把握する」

NG:作業する際の目的や目標がない⇒「作業後にもたらす結果や目指している事を明確にして行動する」

NG:頭がボーとする⇒「20~30分の昼寝(仮眠)をして頭スッキリ(30分以上寝るとノンレム睡眠に移行して深い眠りになる)」

NG:頭がボートする⇒「30分程度の有酸素運動で頭スッキリ(強歩やジョギングなどで朝と同じモードに切り替わる)」

NG:頭がボートする⇒「作業するデスクの環境を変えて仕事の効率を上げる(公園やカフェなど)」

 

<敬語作法>

仕事上のやり取りで絶対に欠かせないメール&テキスト。「相手の時間を要しない」「備忘録として活用できる」「すぐに返信することが可能」など、ビジネスで利用している方も多いはず。ビジネスメールで重要なのは、相手にきちんと伝わるかどうかということだが、慣れない敬語でNGな言い方や要領を得ない可能性があるので、文体や書き方には十分に配慮したいもの。使い方次第では、強い見方&トラブルを回避してくれる、今すぐ使える文例をまとめたものをご紹介。

 

【二重敬語】一つの単語を二重に敬語化した表現のこと。

NG:社長はテニスの試合をご覧になられますか。

OK:社長はテニスの試合をご覧になりますか。

「見る」の尊敬語は「ご覧になる」だけど「れる」をつけて「ご覧になられる」とすると過剰な敬語になる。

 

【勘違い敬語】一般に使われている言葉のなかにも勘違いして使っている敬語のこと。

NG:お名前を頂戴しても宜しいでしょうか。

OK:お名前をお聞かせいただけますでしょうか?

「もらう」の敬語が「頂戴する」なので「名前をもらえますか」となり、間違った言葉遣いになる。

 

【逆転敬語】社外の人に対して社内の上司や同僚などを高めた言い回しにすること。

NG:本件については、社長の○○から伺っております。

OK:本件については、社長の○○から聞いております。

「伺う」は「聞く」の謙譲語。自分の社長を高めることになるので、外部には使わない。

【他にも…】

NG:「役職名+敬称」社長や部長といった役職名に「様」などの敬称はつけない。社外の場合は「○△社 ○○様」だけにするのが無難

NG:「開封確認」を強要しない。返信がプレッシャーになるので使わない

NG:件名に至急や重要の使用は控える

NG:「すでにお願いしましたが」「至急お願いします」のように相手を責める言葉は避ける

 

<メールの気遣いと工夫を>

どんなに急いでいてもマナーや気配りがビジネスには大切。

・「署名」を工夫:署名>新規作成>署名の編集であいさつ文と署名を入れておく

・「単語登録」や「IMEの辞書登録」を使用:誤字も防げる

・「下書き」を利用:リマインドや同じ文面のメールなどを下書き保存しておくと便利

・「30文字前後」で改行:見た目がスッキリで

・件名には日時や案件を入れる。

・添付ファイルの概要を本文内に明記、重いデーターは添付しない

・連絡先入りの署名は必須

・返信の期限を明記する

・送信ボタンを押すときは、CCやBCC、宛名が間違っていないか再確認

・ショートカットキーを利用(イラスト図参照):

「Ctrl」+「F」転送メール作成(メール用)

「Ctrl」+「A」全て選択

「Ctrl」+「C」コピー

「Ctrl」+「P」印刷

「Ctrl」+「R」返信メール作成(メール用)

「Ctrl」+「Shift」+「S」署名を挿入(メール用)

「Ctrl 」+「U」未開封メールを表示(メール用)

「Ctrl」+「V」ペースト

「Ctrl」+「X」切り取り

 

(今すぐ、コピペで使えるメール文例。件名例x2、本文例x6)

件名>

・新商品「○○○○」ご紹介について

・12月1日の○○会の場所変更と料金のご相談について

本文>

・もしご都合が宜しければ、一度、お時間をいただけませんでしょうか。

・本日は、お忙しい中を貴重なお時間をいただきまして、まことにありがとうございました。

・先日は、私の不行き届きにより、ただああ意なるご迷惑をおかけしてしまったことを、心よりお詫び申し上げます。

・お忙しいことと存じますが、何卒よろしくお願い申し上げます。

・お手数をおかけいたしますが、どうぞよろしくお願い致します。

・なお、資料に関しましてご不明な点がございましたら、ご遠慮なくお知らせください。

 

<手帳を有効活用しよう>

ここでは、「使いやすい」「デザインのセンスがいい」と高い評判を得るスウェーデン「kikik.K」のシステム手帳やプランナーをご紹介。一度使えば「なるほど」の納得感。来年に向けて、ぜひ。

 

仕事男子・女子の手帳使いとおすすめテクニックをご紹介

(50人の仕事をしている方々にアンケートしました)

・インデックスとして付箋を使用。TODOを付箋に書いて手帳に貼っています(27歳/女性)

・内勤と外勤をハイライトやペンで色分けする。行動が一目瞭然になるので、外勤が少ない時は外出して人にあうという意識をもつようにしている(42歳/男性)

・TODO管理を週別、月別、年別に分けている管理している(47歳/女性)

・付箋を活用。今日やるべき事、今週中にやるべき事、今月中にやるべき事、来月以降でよい事、やらなくいい事に分けて、手帳に貼る(42歳/女性)

・金曜日は予定を入れない日として確保。進まなかった案件や予定に充てる(49歳/男性)

・5年手帳を使用中。前年の分と比べられるので便利(48歳/女性)

・手帳とグーグルカレンダーで管理。常に確認しています(23歳/女性)

・1日1ページタイプを使用。方眼仕様なのでラフ案作成に便利です(37歳/男性)

 

商品提供:kikki.K(www.kikki-k.com

 

投稿者: kjadmin